Praxismanagement

Kostenverteilung in Praxisgemeinschaften

Schauen wir uns zunächst die betriebswirtschaftlichen Besonderheiten an. Wie Rechtsanwalt Lennartz bereits in Teil 1 der Serie dargestellt hat, sind die einzelnen Partner einer Praxisgemeinschaft im Prinzip wie Einzelpraxen zu sehen. Dabei hat jede Praxis ihre eigenen Einnahmen, ihre eigene Buchhaltung und ihren eigenen Jahresabschluss. Die gemeinsam verursachten Kosten (z.B. Miete, Personalkosten usw.) werden auf die einzelnen Partner verteilt. Eine betriebswirtschaftliche Gesamtbetrachtung der Praxisgemeinschaft gibt es nicht. Für die Verteilung der gemeinsam verursachten Kosten ist ein Verteilungsschema nach verschiedenen Gesichtspunkten zu erstellen. So können z.B. die einzelnen Kostenkonten Miete, Strom, Heizung aus der Buchhaltung zum Kostenbündel „Raumkosten“ zusammengefasst und nach einem realistischen Schlüssel aufgeteilt werden. Die verschiedenen Kostenarten sind nach Arbeitszeit, Honorarumsatz oder einfach nach Köpfen zu verteilen. Es ist wichtig, die jeweiligen Kostenanteile darzustellen und die Einlagen der Partner genau zu verrechnen. Diese Berechnung sollte monatlich vorgenommen werden, damit die einzelne Praxis in der Gemeinschaft zeitnah betriebswirtschaftlich abgebildet und interpretiert werden kann. Da jeder Partner seine eigenen Einnahmen erhält, entfällt eine Gewinnverteilung.   

Betriebswirtschaftliche Betrachtung von Berufsausübungsgemeinschaften

Weit häufiger werden jedoch Berufsausübungsgemeinschaften als Gesellschaften bürgerlichen Rechts gegründet. In der Regel ergeben sich daraus viele Vorteile, wie z.B. ein erweitertes Leistungsspektrum, ein besserer Patientenservice, längere Öffnungszeiten, eine Arbeits- und Kostenteilung sowie eine effizientere Personalnutzung. Prophylaxeabteilungen bzw. Eigenlabore werden eingerichtet, weitere Zahnärzte eingestellt und nicht selten wird überregional oder an mehreren Standorten behandelt. Es gibt dabei nur gemeinsame Einnahmen und Ausgaben; die Buchhaltung sowie der Jahresabschluss werden für die Gemeinschaft erstellt. Um solche Strukturen zeitnah beurteilen und sicher in die Zukunft steuern zu können, ist ein betriebswirtschaftliches Gesamtkonzept unerlässlich. Es genügt nicht, den steuerlichen Praxisgewinn nach herkömmlichen Mustern zu ermitteln und den Praxisinhabern einfache betriebswirtschaftliche Auswertungen zur Verfügung zu stellen, sondern es werden transparente und nach Praxisbereichen oder sogar nach Leistungserbringern gegliederte Darstellungen erforderlich.

In der Buchhaltung ist es möglich, die Gesamtpraxis in ihre Bereiche (Behandlung, Prophylaxe und Labor) zu gliedern, sodass man in der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) den Deckungsbeitrag der einzelnen Abteilungen sehen kann. Die Voraussetzungen hierfür müssen bereits beim Erstellen der Buchhaltung geschaffen werden, indem auf differenzierte Konten gebucht wird.

In einer sogenannten Profitcenter-Rechnung können zusätzlich die Gemeinkosten (z.B. Raum- und Verwaltungskosten) auf die einzelnen Abteilungen verteilt werden. Nimmt man noch die Arbeitszeit hinzu, erhält man die Einnahmen, die Ausgaben und den Gewinn pro Praxisbereich und Arbeitsstunde und kann daraus wertvolle Schlüsse ziehen. Setzt man den jeweiligen Ãœberschuss in Relation zu den Einnahmen, erhält man die Rentabilitätskennzahlen der gesamten Praxis und der einzelnen Bereiche und kann diese zum internen und externen Benchmarking heranziehen. Stellt man bei einer solchen Analyse fest, dass ein bestimmter Bereich unrentabel arbeitet, müssen zeitnah Änderungen herbeigeführt werden. Zusätzlich kann dann eine auf die einzelnen Leistungserbringer heruntergebrochene Betrachtung sinnvoll sein.  

Im Praxiscontrolling ist es möglich, einzelne Leistungserbringer betriebswirtschaftlich zu analysieren. Als Grundlage können die Zahlen aus der Buchhaltung dienen. Die Controllingzahlen ermöglichen eine Erfolgskontrolle aller (auch der angestellten) Zahnärzte und Prophylaxemitarbeiterinnen und können Grundlage für eine leistungsgerechte Entlohnung sein.

Gewinnverteilungsmodelle für Berufsausübungsgemeinschaften

Doch selbst wenn sich die Gesamtpraxis betriebswirtschaftlich als rentabel erweist, bleibt immer noch die Frage, wie der erwirtschaftete Jahresüberschuss zwischen den Partnern aufgeteilt wird. Dafür gibt es viele Ansätze, von denen einige hier mit Vor- und Nachteilen gezeigt werden.  

In der Vergangenheit wurden die Gewinne häufig in Ermangelung geeigneter Informationssysteme oder in Unkenntnis über weitere Möglichkeiten fix verteilt, indem der Gewinn durch die Anzahl der Partner geteilt wurde. Dies hatte den Vorteil, dass die Berechnung sehr einfach war und es nicht zu konkurrierendem Verhalten gegenüber den Patienten kam. Die Devise lautete: „Einer für alle und alle für einen“. Der Gemeinschaftsgedanke wurde dabei stark hervorgehoben. Aber da der Leistungsanreiz für den einzelnen Partner weitestgehend fehlte und heute dank moderner Buchhaltungssysteme differenzierte Verteilungsmodelle zur Verfügung stehen, wird die fixe Gewinnverteilung kaum noch genutzt. Diese Erkenntnis schließt aber nicht aus, dass es in bestimmten Praxiskonstruktionen sinnvoll sein kann, trotzdem einen Teil des Gewinnes bzw. der Einnahmen pauschal zu verteilen.  

Um den Gewinn leistungsgerecht zu verteilen, orientiert man sich am Verhältnis der Honorarumsätze. Dies bedeutet auch eine analoge Verteilung der Ausgaben. Aber kann es gerecht sein, dass derjenige, der den Löwenanteil erwirtschaftet, auch den Löwenanteil der gemeinsam verursachten Kosten trägt? Beim Betrachten der Kostenstruktur einer Zahnarztpraxis zeigt sich, dass ca. 70 % fixe Kosten sind, die mit der erbrachten Leistung in keinem direkten Zusammenhang stehen. Bei diesem Verteilungsmodell trägt also der umsatzstarke Partner den größten Anteil dieser Kosten und wird somit eindeutig benachteiligt. Zusammenfassend kann man sagen, dass bei der Verteilung des Gesamtgewinns die verschiedenen Einflussfaktoren nicht differenziert berücksichtigt werden. Deshalb wird dieser Modus den modernen Praxisstrukturen nicht gerecht. Es empfiehlt sich, ein differenziertes Gewinnverteilungsschema einzurichten.

Eine starke Differenzierung ist nur möglich, wenn man Einnahmen und Ausgaben nach verschiedenen Kriterien verteilt. So können Einnahmen ganz oder teilweise nach Leistung verteilt und für die Ausgaben verschiedene Schlüssel eingesetzt werden. Die Unterteilung in leistungsabhängige Kosten und in Fixkosten ist dabei grundlegend. Hinzu kommen Ausgaben, die nach Kapital verteilt werden sollten, und solche, die jeder Partner selbst zu 100 % zu tragen hat. Auch können bei Bedarf weitere Verteilungsarten für das Prophylaxe- und das Laborergebnis verwendet werden. Die Zahlen aus der Buchhaltung werden gebündelt, nach verschiedenen Kriterien verteilt und in einer Gewinnverteilungsübersicht dargestellt. So ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Partner welche Einnahmen bzw. welche Kosten zu tragen hat und wie hoch die Gewinnanteile der einzelnen Partner sind. In Abb. 1 wird eine Berufsausübungsgemeinschaft mit drei Partnern dargestellt, von denen Partner A und Partner B ganztags und Partner C halbtags arbeiten. Deshalb ergibt sich für den Fixkostenschlüssel die Verteilung 40-40-20. Die Leistungsanteile der Partner betragen 43 %, 39 % und 18 %. Die Ausgaben, die nach Kapital verteilt werden sollen, werden nur zwischen den Partnern A und B verteilt, da diesen die Praxis je zur Hälfte gehört. Es ist unerlässlich, diese Informationen allen Partnern zeitnah und nicht erst nach Erstellung des Jahresabschlusses im Folgejahr zur Verfügung zu stellen. Grundlegend ist dabei die Forderung, dass die Gewinnverteilung auch transparent sein und sich einer verändernden Situation anpassen muss.

Liquiditätsrechnung pro Partner

Dem einzelnen Zahnarzt genügt es jedoch nicht, nur seinen Gewinnanteil zu kennen, er benötigt zusätzlich Informationen zu seinem Entnahmeanspruch. Dies wird häufig vernachlässigt. Stattdessen erstellen die Zahnärzte komplizierte und zeitaufwendige Nebenrechnungen, um herauszufinden, ob bereits zu viel Geld entnommen wurde oder ob man noch auf eine Nachzahlung hoffen darf. Deshalb ist zusätzlich zur Gewinnverteilung auch eine Liquiditätsrechnung für alle Partner wichtig. Dies kann in einer einzigen Übersichtstabelle geschehen, sodass alle Partner die für ihre Planung erforderlichen Zahlen zeitnah erhalten. Die Vorgehensweise ist einfach. Die Einzelpraxis erhält vom Steuerberater monatlich eine BWA und eine Liquiditätsrechnung, sodass sie sowohl das steuerliche Ergebnis als auch die verfügbare Liquidität, d.h. den entnahmefähigen Betrag, sehen kann. Für die Gemeinschaft gilt das Gleiche, sie erhält ebenfalls monatlich eine Gesamt-BWA und -Liquiditätsrechnung. Diese Auswertungen enthalten jedoch keinerlei Information für den einzelnen Zahnarzt und müssen deshalb auf die einzelnen Partner heruntergebrochen werden. Die einzelnen Buchhaltungspositionen müssen gebündelt und auf die Partner verteilt werden. Hierzu gehört der Kauf von Anlagegütern (z.B. Möbel, Geräte usw.) genauso wie die Tilgung der Praxisdarlehen. Zieht man diese Liquiditätskorrekturen vom steuerlichen Überschuss ab, werden die Entnahmeansprüche der Partner sichtbar. Bringt man hiervon noch die bereits getätigten Privatentnahmen und -einlagen in Abzug, ergeben sich die Restentnahmeansprüche der Partner, die mit dem Saldo der Finanz- und Interimskonten übereinstimmen müssen (Abb. 2).

Stellt ein Partner z.B. anhand der Tabelle unterjährig fest, dass er mehr entnommen hat, als ihm nach seinem Gewinnanteil zustand, kann er diese Überentnahme sofort ausgleichen. So hat z.B. Partner B in der Mustertabelle (Abb. 2) ca. 20.000 Euro Überentnahmen, die er ohne Rückzahlung in den Folgemonaten leicht ausgleichen kann, indem er zukünftig weniger entnimmt. Stellt man eine solche Fehlentwicklung aber erst beim Jahresabschluss im Folgejahr fest, sind die Auswirkungen nur schwer korrigierbar und führen möglicherweise zu großen finanziellen Schwierigkeiten für den betroffenen Praxispartner. In der Folge kann dies sogar zu einem Bruch der Praxiskooperation führen. Um sicherzustellen, dass die zum Ausgleich der Restentnahmeansprüche notwendigen finanziellen Mittel auch vorhanden sind, ist die Verprobung der Restentnahmeansprüche mit den Beständen der Finanzkonten ein wichtiger Bestandteil der Liquiditätsrechnung.

Um Fehler bei der Gewinnverteilung zu vermeiden, sollten Sie folgende Aspekte beachten:

• sinnvolle betriebswirtschaftliche Gliederung und übersichtliche Darstellung der Gesamtpraxis bei Praxiskooperationen

• klare Formulierung der Gewinnverteilungsabsicht im Vertrag

• Erstellung eines differenzierten Gewinnverteilungsschemas im Vorfeld der Gründung

• monatliche Ãœbersicht der Gewinnverteilung und der Liquiditätsrechnung pro Partner

• regelmäßige Treffen der Partner zum Besprechen der Praxiszahlen

Tipp: Erarbeiten Sie bereits in der Planungsphase einer Berufsausübungsgemeinschaft ein transparentes und faires Gewinnverteilungskonzept, verankern Sie dieses im Kooperationsvertrag und kommunizieren Sie die jeweilige Verteilung regelmäßig mit allen Praxispartnern.



Monika Brendel, Dipl.-Kauffrau
FIBU-doc Praxismanagement GmbH
Am Südhang 28, 65510 Hünstetten
Tel.: 06126-990708
E-Mail: M.Brendel(at)fibu-doc.de
www.fibu-doc.de

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